Thiết kế Profile: Những thông tin cần thiết nhất cho doanh nghiệp

Profile công ty hay còn gọi là hồ sơ năng lực, được thiết kế nhằm giới thiệu và chứng minh năng lực của công ty, bao gồm những thế mạnh và thành tựu nổi bật, nhằm khẳng định vị thế doanh nghiệp và xây dựng thương hiệu bền vững lâu dài.

• Những nội dung thường có trong profile gồm:

Thông tin chung của doanh nghiệp:

Tên công ty, năm thành lập, giấy phép kinh doanh, quyết định thành lập công ty, trụ sở, địa chỉ, số điện thoại…

• Thông tin về hoạt động kinh doanh:

Lĩnh vực kinh doanh, nhân sự, cán bộ quản lý và kỹ thuật, kinh nghiệm, dự án đang hoạt động…

Sự khác nhau giữa Profile, Brochure & Catalogue

Profile, Brochure và Catalogue là ba ấn phẩm quảng cáo không thể thiếu đối với mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên, để phát huy hết sức mạnh của từng loại ấn phẩm này, chúng ta cần phân biệt được những đặc điểm cơ bản của chúng. Dưới đây là những điểm khác biệt trọng tâm:

• Khác biệt về đối tượng

Nếu Profile dành cho đối tượng đa dạng từ chủ đầu tư, đối tác, cho đến khách hàng,… thì Brochure lại được sử dụng trong một phạm vi đối tượng mục tiêu nhất định, còn Catalogue thì đặc biệt dành riêng cho khách hàng.

• Khác biệt về cách sử dụng

Profile thường dùng trong trường hợp gặp trực tiếp khách hàng để trao đổi.
Catalogue có thể gửi qua đường bưu điện, phát tại điểm bán…
Brochure có thể phát tại những nơi công cộng…

• Khác biệt về mục tiêu sử dụng

Trong các công ty, Profile được đem ra làm “bằng chứng” để chứng minh năng lực của doanh nghiệp. Brochure thì mong muốn kêu gọi khách hàng tiêu dùng tức thì, còn Catalogue như một cuốn cẩm nang cung cấp thông tin cho khách hàng về sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp.

• Khác nhau về nội dung trọng điểm

Profile giới thiệu về công ty, những thành tựu nổi bật, năng lực cốt lõi…
Catalogue giới thiệu về sản phẩm, dịch vụ với những thông số chi tiết.
Brochure có thể giới thiệu về công ty, sản phẩm, dịch vụ hoặc phục vụ cho một chương trình marketing riêng. Brochure không đi vào chi tiết mà hướng tới ngôn từ khơi gợi khả năng tiêu dùng của khách hàng.

• Khác nhau về hình ảnh sử dụng

Profile thường sử dụng những hình ảnh sát thực hơn về doanh nghiệp, những sản phẩm, dự án đã thực hiện…
Catalogue giới thiệu nhiều hình ảnh về sản phẩm, dịch vụ mà không chịu ảnh hưởng nhiều của tính sát thực.
Brochure sử dụng đa dạng hình ảnh hơn, có thể dùng cả ảnh thật hoặc ảnh vẽ…

• Khác nhau về kiểu dáng, kích thước

Profile có kiểu dáng chuẩn là A4, tuỳ thuộc nhiều trường hợp kích thước này cũng có thể thay đổi.
Catalogue cũng có thể thay đổi kích thước tuỳ ý, ngoài ra về hình dạng cũng không bị hạn chế bởi tính “nghiêm túc” của Profile.
Brochure có thể là bất cứ kích thước, hình dạng nào phù hợp với đối tượng khách hàng, chiến dịch marketing… của thương hiệu.

Lợi ích của profile

Profile là một tài liệu quan trọng trong chiến lược tiếp thị và bán hàng của doanh nghiệp.Nếu được đầu tư một cách nghiêm túc nó sẽ đem lại hiệu quả to lớn. Dưới đây là một vài lợi ích chính của việc thiết kế profile giới thiệu công ty

• Giúp công ty bạn trở nên “hùng mạnh” hơn

Các doanh nghiệp lớn thường có profile “hoành tráng”. Vậy thì chẳng có lí do gì để chúng ta không sở hữu một profile chuyên nghiệp, doanh nghiệp của bạn sẽ được nhìn nhận như một “ông lớn” trong ngành.

• Giúp tăng doanh số bán hàng

Profile hỗ trợ tích cực chiến lược bán hàng của công ty bạn. Nó giúp bộ phận bán hàng triển khai công việc một cách hiệu quả hơn, tiếp cận được nhiều khách hàng và nhất là những khách hàng lớn hơn, tiềm năng hơn.

• Giúp xây dựng thương hiệu doanh nghiệp

Profile là tài liệu dùng để tự giới thiệu về bản thân doanh nghiệp và giới thiệu theo cách ấn tượng và chuyên nghiệp nhất. Profile giúp người đọc nhanh chóng nắm bắt được thông tin về doanh nghiệp, hình thành sự quan tâm, niềm tin và thôi thúc họ tiến tới hợp tác nhanh chóng hơn.

• Tiếp thêm sức mạnh và sự tự tin cho đội ngũ bán hàng

Đội ngũ kinh doanh của bạn sẽ không còn phải bối rối khi khách hàng hỏi về tài liệu giới thiệu công ty, cũng không còn chán nản và mệt mỏi vì phải trả lời những câu hỏi cơ bản như: công ty bạn làm về lĩnh vực gì? Thành lập năm nào? Có bao nhiêu nhân sự? Khách hàng tiêu biểu là ai?

• Tham gia những sân chơi lớn hơn

Rất nhiều dự án cần đến hồ sơ năng lực của các nhà thầu. Để tham gia một sân chơi lớn hơn, bạn cần có hình ảnh chuyên nghiệp hơn hoặc ít nhất đáp ứng tiêu chuẩn của ngành hàng.

• Phát huy tối đa nguồn lực của doanh nghiệp

Không chỉ phát huy được hiệu quả kinh doanh, profile cũng là một tài liệu quan trọng trong việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp. Profile giúp doanh nghiệp quảng bá được tầm nhìn, sứ mệnh và các giá trị cốt lõi mà doanh nghiệp hướng tới. Đôi khi profile cũng được dùng như là một tài liệu truyền thông nội bộ.

Nội dung trong profile

Ý tưởng và nội dung là phần cốt lõi của cuốn profile, giúp cung cấp thông tin cho độc giả, tạo sự quan tâm hứng thú và dẫn dắt độc giả hành động.

Để thực hiện việc biên tập nội dung tốt, phương pháp thực hiện dưới đây được Oenix sử dụng trong các dự án của mình:

Bước 1: Định hướng nội dung

Ở bước này, người biên tập (Copywriter) sẽ xác lập các tiêu chí viết nội dung cho cuốn profile dựa trên các dữ liệu đầu vào: mục đích thiết kế profile, đối tượng độc giả, ngành hàng, thị trường, giọng điệu, phong cách, các thông điệp chính…

Bước 2: Phác thảo cấu trúc nội dung profile

Copywriter sẽ đưa ra một danh mục gồm các mục, tiểu mục cần có trong profile.

Bước 3: Hoàn tất nội dung

Sau khi cấu trúc khung sườn của profile đã hoàn tất, việc tiếp theo là hoàn thiện toàn bộ nội dung profile đến từng chi tiết. Tại bước này các chuyên viên Copywriter sẽ biến những mục tiêu cụ thể nhất của cuốn profile thành những thông điệp marketing hấp dẫn, hiệu quả nhất để thuyết phục khách hàng, đối tác của bạn.

Mẫu nội dung cơ bản cho một cuốn profile

Mỗi một ngành nghề, lĩnh vực mà công ty hoạt động sẽ quyết định cấu trúc profile của công ty đó như thế nào. Tuy nhiên, Oenix sẽ đưa ra những gợi ý nội dung cơ bản cho một cuốn profile đạt tiêu chuẩn để các bạn hình dung dễ hơn.

Phần mở đầu

• Logo công ty
• Tên giao dịch công ty (Thể hiện song ngữ Anh Việt)
• Tagline/Slogan được công ty sử dụng (có thể đi kèm hình ảnh tượng trưng cho ngành nghề kinh doanh, lĩnh vực hoạt động của công ty), thể hiện định hướng, phương châm hoạt động của công ty.
• Thông tin liên lạc.
• Nhắc lại logo công ty.
• Các chi nhánh, văn phòng đại diện.

Phần nội dung

• Lịch sử hình thành và phát triển công ty
  • Những dấu mốc quan trọng trong quá trình xây dựng và phát triển của công ty.
  • Những sự kiện tiêu biểu, quan trọng trong hoạt động của công ty.
• Giới thiệu sơ bộ công ty
  • Ngành nghề kinh doanh và lĩnh vực hoạt động.
  • Tầm nhìn và sứ mệnh của công ty.
  • Giá trị cốt lõi.
  • Văn hóa công ty.
• Năng lực thực hiện, có thể được thể hiện qua các nội dung sau:
  • Nhân sự: Cơ cấu nhân sự, chất lượng nhân sự (trình độ chuyên môn, kĩ năng).
  • Cơ sở vật chất kĩ thuật: máy móc, nhà xưởng, thiết bị v.v…
  • Chứng nhận, giải thưởng đã đạt được.
• Dự án tiêu biểu
  • Giới thiệu tổng quan và liệt kê ngắn gọn những dự án nổi bật mà công ty đã thực hiện.
  • Một số hoạt động, sự kiện (nếu có) bên ngoài của công ty.
• Đối tác và khách hàng
  • Hình ảnh một số đối tác thân thiết và khách hàng đã từng sử dụng sản phẩm/dịch vụ của công ty.

Phần kết

• Thông tin liên lạc.
• Nhắc lại logo công ty.
• Các chi nhánh, văn phòng đại diện.

Hình ảnh cho profile

Với mỗi dự án thiết kế profile, khâu chuẩn bị hình ảnh cần được đầu tư kỹ lưỡng. Vì “trăm nghe không bằng một thấy”, hình ảnh sẽ ngay lập tức thu hút sự chú ý của khách hàng và diễn tả ngay điều chúng ta muốn truyền đạt.

Các bạn cũng cần xác định một thực tế rằng, khách hàng chỉ “xem” profile chứ ít khi thực sự đọc nó! Những hình ảnh xuất hiện trong profile chính là trọng tâm. Thông tin tới sau chỉ nhằm làm rõ ràng những cảm nhận mà khách hàng nắm bắt thông qua hình ảnh trước đó mà thôi. Các khâu xử lý hình ảnh (retouch) sau đó cũng được thực hiện kỹ lưỡng. Hình ảnh của bạn không những dùng tốt cho cuốn profile mà còn cho website, ấn phẩm quảng cáo khác mà bạn có.
Để có một cuốn profile chuyên nghiệp, việc xây dựng ý tưởng để chụp hình công ty đóng vai trò hết sức quan trọng

Các kiểu profile

Kiểu dáng profile là phần quan trọng mang lại tính hiệu quả cho một cuốn profile. Khác với các tài liệu ấn phẩm khác, profile vừa đòi hỏi tính chuyên nghiệp, nghiêm túc về mặt thông tin vừa đòi hỏi tính sáng tạo hấp dẫn trong cách trình bày. Do vậy, kiểu dáng của một cuốn profile cũng rất quan trọng.

Các yếu tố cần đáp ứng khi trình bày profile

• Dễ dàng sử dụng
• Dễ dàng mang theo hoặc kẹp vào các loại tài liệu khác
• Chuyên nghiệp, nghiêm túc

Các loại kiểu dáng thông thường

• Dạng đứng: đây là khổ cơ bản nhất, dùng trong hầu hết các trường hợp thiết kế profile, khổ này thường là A4. Ưu điểm của nó là dễ sử dụng, kích thước tiêu chuẩn nên dễ mang theo, chi phí in ấn cũng là tối ưu nhất

• Dạng nằm ngang: đây cũng là khổ trình bày phổ biến, nó có thể là khổ A4 nằm ngang hoặc cắt xén nhỏ hơn khổ A4. Khi đặt profile nằm ngang, thông tin trình bày trong nhiều trường hợp là dễ dàng hơn. Ví dụ khi bạn định trình bày một bảng biểu hay một hình ảnh lớn.

• Dạng hình vuông: khổ này tạo ra tính độc đáo cho profile. Phù hợp khi bạn trình bày thông tin profile một cách cân đối hoặc sáng tạo hơn. Thông thường khổ vuông thường để kích thước nhỏ hơn khổ A4.

• Dạng phi tiêu chuẩn: Các khổ phi tiêu chuẩn sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau. Có thể giúp tạo ấn tượng và thu hút khách hàng (dạng hình thù đặc biệt hoặc được sắp xếp theo kiểu lạ mắt), hoặc để trình bày thông tin một cách dễ dàng hơn (ví dụ khổ lớn).

Những quan niệm sai lầm khi thiết kế Profile

1. Công ty tôi đã có website vậy cần thiết kế profile để làm gì?

Trong thời đại kết nối internet toàn cầu như hiện nay suy nghĩ này có vẻ như hiển nhiên.

Hãy khoan đã. Không phải lúc nào khách hàng cũng truy cập website để đọc thông tin về công ty bạn. Vả lại khách hàng sẽ nản chí với một website tràn ngập thông tin và hình ảnh mà không thể tìm thấy ngay những thông tin mình cần. Mặt khác, website không hề có tác dụng khi mà khách hàng của bạn không kết nối với internet.

2. Quảng cáo in ấn đã lạc hậu so với công nghệ internet

Chẳng hề có sự lạc hậu nào. Các phương tiện truyền thông hiếm khi thay thế nhau hoàn toàn. Đài phát thanh không bị thay thế bởi truyền hình, báo và tạp chí in cũng không bị thay thế bằng báo mạng. Ngày nay, chúng ta chứng kiến nhiều hơn các loại quảng cáo in ấn. Internet không thể và không bao giờ thay thế hoàn toàn quảng cáo in ấn.

3. Chỉ nên tặng profile cho các khách hàng thân thiết hoặc đối tác

Mỗi lần bạn tặng đi một cuốn profile là một cơ hội chào hàng được thực hiện. Trừ khi bạn muốn hạn chế doanh thu của mình thì mới nên hạn chế tặng profile cho mọi đối tượng liên quan. Càng quảng bá nhiều, bạn càng có nhiều khách hàng. Vì thế, hãy dành profile của bạn cho càng nhiều người càng tốt.

4. In ấn profile là rất lãng phí

Bạn có thể sử dụng công thức tính ROI (Thu nhập trên chi phí đầu tư) để kiểm tra hiệu quả của việc sử dụng ấn phẩm này. Tuy nhiên, in ấn profile là để đem lại cho bạn khách hàng mới và doanh thu mới. Vì thế không hề có chuyện lãng phí ở đây.

5. Công ty tôi rất nhỏ (mới thành lập) thì đâu cần thiết kế profile

Thực tế ngược lại với điều bạn vẫn nghĩ. Các doanh nghiệp lớn thường có profile “hoành tráng”. Vậy nếu bạn cũng có một profile chuyên nghiệp, doanh nghiệp bạn sẽ được nhìn nhận như một “ông lớn” trong ngành.

6. Đính kèm tất cả mọi thứ vào profile

Khách hàng của bạn có không quá 10 phút để tìm hiểu về bạn qua cuốn profile. Nếu bạn muốn đưa tất cả mọi thứ vào tài liệu này (ví dụ như : hồ sơ nhân sự của từng nhân sự, danh mục tài sản, danh mục dự án, các bằng khen, chứng chỉ chuyên nghành …) sẽ làm cho khách quá tải và không thể tiếp tục xem profile của bạn.

7. Hãy viết thật nhiều vào profile

Nên nhớ khách hàng xem profile của bạn chứ không đọc nó. Vì thế hãy sử dụng hình ảnh để truyền tải thông điệp cho khách hàng. Nội dung văn bản cần cô đọng, súc tích.